প্রধানমন্ত্রীর কার্যালয়ে ব্যবহার কম, কৃষি মন্ত্রণালয়ে বেশিই-ফাইলিং ৩দেলওয়ার হোসাইন সরকারি সব অফিসে ডিজিটাল কার্যক্রম বা ই-ফাইলিং ২০১৮ সালের মধ্যে বাস্ত্মবায়নের পরিকল্পনা থাকলেও প্রধানমন্ত্রীর কার্যালয়সহ গুরম্নত্বপূর্ণ মন্ত্রণালয় ও বিভাগগুলোতে এর ব্যবহার নেই বললেই চলে। তাই অধিদপ্তর, বিভাগ, জেলা ও উপজেলার মাঠপর্যায়ের কর্মকর্তারা এর ব্যবহার নিয়ে দ্বিধাদ্বন্দ্বে ভুগছেন।
জানা যায়, ই-ফাইলিং বাস্ত্মবায়নের কাজ মাঠপর্যায়ে শুরম্ন হয়েছে ২০১৬ সালের মার্চে। আর মন্ত্রণালয় ও বিভাগগুলোতে এর ব্যবহার শুরম্ন হয়েছে ২০১৭ সালের ফেব্রম্নয়ারিতে। তবে একটি মন্ত্রণালয় ও বিভাগও এখন পর্যন্ত্ম ৪০ শতাংশ কাজ করতে পারেনি। প্রধানমন্ত্রীর কার্যালয়সহ অনেক মন্ত্রণালয় ও বিভাগ গত বছরের অধিকাংশ মাসেই শতাংশে উলেস্নখ করার মতোও ই-ফাইল ব্যবহার করেনি। স্বরাষ্ট্র, পররাষ্ট্র, স্বাস্থ্য ও বাংলাদেশ জাতীয় সংসদ সচিবালয় শুরম্নতে ই-ফাইল ব্যবহারের তালিকাভুক্তই হয়নি। আর রাষ্ট্রপতি কার্যালয়ের জনবিভাগের কাজের ফল ছিল শূন্য শতাংশ। এছাড়া গত বছরের মধ্যভাগ পর্যন্ত্ম অধিকাংশ বিভাগীয় কার্যালয়ের একটি অফিসেও ই-ফাইল ব্যবহার হয়নি। আর সব জেলা কার্যালয়ে ব্যবহার শুরম্ন হলেও 'সি' ক্যাটাগরিতেই রয়েছে বেশিরভাগ জেলার কার্যক্রম। এখনো দেশের ৪৯২টি উপজেলার মধ্যে ১২৬টি ই-ফাইল ব্যবহারের তালিকাতেই আসেনি। এর মধ্যে অনেক উপজেলা ভুগছে ইন্টারনেট সমস্যায়।
এ বিষয়ে জানতে চাইলে প্রধানমন্ত্রীর মুখ্য সচিব মো. নজিবুর রহমান যায়যায়দিনকে বলেন, অফিস ও অফিসের বাইরে ই-ফাইল ব্যবহার করে প্রধানমন্ত্রী নিজেই এর উদাহরণ তৈরি করেছেন। এবার নতুন বছরে নতুন উদ্দীপনা নিয়ে এগিয়ে যাবেন তারা। ডিজিটাল বাংলাদেশ বাস্ত্মবায়ন ও সরকারি অফিসে কাজের অগ্রগতির জন্য ই-ফাইলিংয়ের বিকল্প নেই। মন্ত্রণালয় থেকে মাঠ পর্যন্ত্ম কাজের সেতুবন্ধন তৈরি করতে ই-ফাইল লাগবেই।
ই-ফাইল ব্যবহারের সার্বিক বিষয়ে জানতে চাইলে মুখ্য সচিব বলেন, শুরম্নতে লক্ষ্য বাস্ত্মবায়ন বড় বিষয় নয়, বড় বিষয় হচ্ছে যাত্রা শুরম্ন করা। এখন এর যাত্রা শুরম্ন হয়েছে, কাজও দ্রম্নতগতিতে এগুবে। এ বছরের মধ্যেই ই-ফাইলিংয়ের কার্যক্রম দৃশ্যমান করা হবে। মন্ত্রণালয় থেকে মাঠ পর্যন্ত্ম সব অফিসের বাস্ত্মবায়ন চিত্র প্রকাশ করা হবে। এ কাজের অগ্রগতির জন্য আরও পদক্ষেপ নেয়া হবে।
যায়যায়দিনের অনুসন্ধানে জানা যায়, গত ১ থেকে ২১ ডিসেম্বর প্রধানমন্ত্রীর কার্যালয়ে ২১৮টি ফাইল ডাকের মাধ্যমে গৃহীত হলেও একটি ফাইলও উপস্থাপন ও নিষ্পত্তি হয়নি। একইভাবে আইন ও বিচার বিভাগে ৪০টি, বাংলাদেশ জাতীয় সংসদ সচিবালয়ে ২টি ফাইল গৃহীত হলেও কোনো ফাইল উপস্থাপন ও নিষ্পত্তি হয়নি। ফেব্রম্নয়ারি থেকে নভেম্বর পর্যন্ত্ম বাংলাদেশ জাতীয় সংসদ সচিবালয় ই-ফাইল ব্যবহারের তালিকাতেই আসেনি। অক্টোবরে ৫৬টি মন্ত্রণালয় ও বিভাগের মধ্যে প্রধানমন্ত্রী কার্যালয়ের অবস্থান ছিল ৫৪ নম্বরে, রাষ্ট্রপতি কার্যালয়ের আপন বিভাগ ৪৮ ও জনবিভাগ ছিল ৪০ নম্বরে। সেপ্টেম্বরে ধর্ম মন্ত্রণালয়ে ১৭টি ফাইল গৃহীত হলেও একটি ফাইলও উপস্থাপন ও নিষ্পত্তি হয়নি। এ মাসে প্রধানমন্ত্রীর কার্যালয়ের অবস্থান ছিল ৪৭ নম্বরে।
আগস্টে রেলপথ ১৯টি, ধর্ম ২৩টি, শিক্ষা মন্ত্রণালয়ে ১৫টি, আইন ও বিচার ১০টি, স্থানীয় সরকার বিভাগে ৬৮টি ফাইল গৃহীত হলেও একটি ফাইলও নিষ্পত্তি হয়নি। এছাড়া জুনে ৯টি, মে মাসে ৩টি ও এপ্রিলে ৯টি, মার্চে ৪টি, ফেব্রম্নয়ারিতে ৭টি মন্ত্রণালয় ও বিভাগে কয়েকটি ফাইল গৃহীত হলেও কোনো ফাইলই উপস্থাপন ও নিষ্পত্তি করেনি। ফেব্রম্নয়ারিতে ডাক ও টেলিযোগাযোগ মন্ত্রণালয়ে ফাইল উপস্থাপন ও নিষ্পন্ন হয়েছে শূন্য শতাংশ। এছাড়া ফেব্রম্নয়ারিতে স্বরাষ্ট্র, পররাষ্ট্র ও স্বাস্থ্য মন্ত্রণালয় ই-ফাইল ব্যবহারের তালিকাভুক্তই হয়নি।
এ বিষয়ে বাংলাদেশ অ্যাসোসিয়েশন অব সফটওয়্যার অ্যান্ড ইনফরমেশন সার্ভিসেসের (বেসিস) সভাপতি ও ডাক, টেলিযোগাযোগ ও তথ্যপ্রযুক্তিমন্ত্রী মোস্ত্মাফা জব্বার যায়যায়দিনকে বলেন, ই-ফাইলিং বাস্ত্মবায়নে বড় চ্যালেঞ্জ সচিবালয়। এ জন্য মন্ত্রিপরিষদ সচিব, মুখ্য সচিব, জনপ্রশাসন সচিবসহ প্রশাসনের শীর্ষ কর্মকর্তাদের উদ্যোগ নিতে হবে। তারা যদি শতভাগ ই-ফাইল ব্যবহার করেন তাহলে সহজেই সারাদেশে এর বাস্ত্মবায়ন হবে। আর প্রধানমন্ত্রীর কার্যালয়ে এর ব্যবহার সবচেয়ে বেশি হওয়া দরকার।
তবে গত বছর ই-ফাইল সবচেয়ে বেশি ব্যবহার হয়েছে কৃষি মন্ত্রণালয়ে। এ মন্ত্রণালয়ে ডাকের মাধ্যমে ফাইল গৃহীত হয়েছে ১৩ হাজার ৮২৪টি, ডাক ফাইল নথিজাত হয়েছে ৫ হাজার ২০১টি, নথিতে উপস্থাপন হয়েছে ৬ হাজার ৯২৬টি, স্ব-উদ্যোগে নোট ১ হাজার ৯৭৯টি, ডাক থেকে সৃজিত নোট ৫ হাজার ৩০২টি, নথি নোটে নিষ্পন্ন ৫ হাজার ৪২৭টি ও পত্রজারি, আন্ত্মঃসিস্টেম, ই-মেইল এবং অন্যান্য মাধ্যমে নিষ্পন্ন নোট ২ হাজার ২৮১টি, নথি মোট পত্রজারি ২ হাজার ২৩টি। গত ফেব্রম্নয়ারি থেকে ডিসেম্বর পর্যন্ত্ম ৫৭টি মন্ত্রণালয় ও বিভাগের মধ্যে ই-ফাইল ব্যবহারে কৃষি মন্ত্রণালয় প্রথম হয়েছে ৪ বার, দ্বিতীয় ৩ বার, তৃতীয় ৩ বার, পঞ্চম ১ বার। আর অর্থনৈতিক সম্পর্ক বিভাগ প্রথম হয়েছে ৩ বার, বাস্ত্মবায়ন পরিবীক্ষণ ও মূল্যায়ন বিভাগ ২ বার, শিল্প মন্ত্রণালয় ১ বার ও বিদু্যৎ বিভাগ ১ বার।
এ বিষয়ে জানতে চাইলে কৃষি মন্ত্রণালয়ের সিনিয়র সচিব মোহাম্মদ মঈনউদ্দীন আবদুলস্নাহ যায়যায়দিনকে বলেন, কর্মকর্তাদের বেশি করে মোটিভেশনের মাধ্যমে তারা কাজ এগিয়ে নেয়ার চেষ্টা করেছেন। তাদের বুঝানো হয়েছে ভবিষ্যৎ বাংলাদেশ হবে ডিজিটাল বাংলাদেশ, সামনের দিনে সরকারি অফিসগুলো হবে পেপার লেস, তাই ই-ফাইলিং ব্যবহার করতেই হবে। তিনি আরও বলেন, শুরম্নতে কর্মকর্তারা নানা অজুহাত দিতেন। এরপর তাদের একটি করে ফাইল ব্যবহার করতে বলা হয়, যখন একটি ফাইল ব্যবহার করেন তখন তিনটি করে ফাইল ব্যবহার করতে বলা হয়। এভাবে এর পরিমাণ ধীরে ধীরে বেড়েছে। কৃষি মন্ত্রণালয় এখন প্রায় ৪০ শতাংশ নথি ই-ফাইলে ব্যবহার হচ্ছে।
পিছিয়ে পড়া মন্ত্রণালয় ও বিভাগগুলোকে কীভাবে কাজ করা দরকার বলে জানতে চাইলে তিনি বলেন, কিছু ফাইল ব্যবহারের মাধ্যমে কর্মকর্তাদের ভয় কাটাতে হবে, মোটিভেশন করতে হবে। কারণ, যে কোনো নতুন কাজ প্রথমে ব্যবহার করতে কঠিন মনে হয়। এ জন্য অনেকে অনাগ্রহ প্রকাশ করে। তবে ব্যবহার করে অভ্যস্ত্ম হলে সহজ হয়ে যায়।
অনুসন্ধানে আরও জানা যায়, দেশের ৪৯২টি উপজেলার মধ্যে ১২৬টি এখনো ই-ফাইল ব্যবহারের তালিকাভুক্তই হয়নি। ৩৬৬টি উপজেলা ই-ফাইল ব্যবহারের জন্য তালিকাভুক্ত হলেও এরমধ্যে ৫০টি উপজেলায় একটি নথিও গৃহীত হয়নি, ১৭২টি উপজেলায় ডাকের মাধ্যমে কিছু ফাইল গৃহীত হলেও একটি ফাইলও নিষ্পত্তি করা হয়নি। বাকি উপজেলাগুলোতে ডাকের মাধ্যমে গৃহীত ফাইলগুলো অল্প কিছু নিষ্পত্তি করা হয়েছে।
সব জেলায় ব্যবহার শুরম্ন হলেও অধিকাংশ জেলা রয়েছে 'সি' ক্যাটাগরিতে। চলতি বছরের ফেব্রম্নয়ারিতে ঢাকা বিভাগে ডাকের মাধ্যমে ৪৬টি ফাইল গ্রহণ করা হলেও নথিতে উপস্থাপন করা হয়েছে মাত্র ২টি, এছাড়া স্ব- উদ্যোগে নোট হয়েছে ৫টি, ডাক থেকে সৃজিত নোট ২টি। খুলনা বিভাগে ডাকের মাধ্যমে ফাইল গ্রহণ করা হয়েছে ৪৩৪টি। তবে একটি ফাইলও উপস্থাপন ও নিষ্পত্তি করা হয়নি। মার্চে ঢাকায় ৫৬টি, খুলনায় ২৩৪টি ও ময়মনসিংহ বিভাগে ২টি, এপ্রিলে ঢাকায় ১৮টি, চট্টগ্রামে ২৮টি, খুলনায় ৪৪টি ফাইল ডাকের মাধ্যমে গ্রহণ করা হলেও একটি ফাইলও উপস্থাপন ও নিষ্পত্তি করা হয়নি। এছাড়া ময়মনসিংহ বিভাগ এ মাসে তালিকাতেই ছিল না।
মে মাসে ঢাকা বিভাগে ৮৮টি ফাইল ডাকের মাধ্যমে গ্রহণ করা হলেও নথিতে উপস্থাপন হয়েছে ১টি, ডাক থেকে সৃজিত নোট ১টি। এ মাসে খুলনায় ডাকের মাধ্যমে গ্রহণ করা হয় ২৪২টি ও ময়মনসিংহ বিভাগে ১১২টি ফাইল কিন্তু একটি ফাইলও উপস্থাপন ও নিষ্পত্তি করা হয়নি। জুনে ঢাকা, খুলনা ও ময়মনসিংহ বিভাগে এবং জুলাই, আগস্ট ও সেপ্টেম্বরে শুধু খুলনা বিভাগে কোনো ফাইল উপস্থাপন ও নিষ্পন্ন হয়নি। অক্টোবর থেকে সব বিভাগেই ই-ফাইল ব্যবহার শুরম্ন হয়েছে। তবে এর কাজের গতি অনেক কম। আর ৩৫০টি অধিদপ্তর ও অন্যান্য সংস্থার মধ্যে ই-ফাইল ব্যবহার করছে মাত্র ১৯৫টি।
নাম প্রকাশে অনিচ্ছুক একাধিক জেলা প্রশাসক যায়যায়দিনকে বলেন, ই-ফাইল ব্যবহারে ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তাদের কোনো চাপ নেই। এ জন্য কোনো মোটিভেশনও করা হচ্ছে না। তাই বেশিরভাগ অফিসে এখনো ই-ফাইলের ব্যবহার শুরম্নই হয়নি। এটি বাস্ত্মবায়নের জন্য ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তাদের মোটিভেশন খুবই জরম্নরি। অথচ কিছু ক্ষেত্রে শীর্ষ কর্মকর্তারাই মোটিভেশন না করে অনীহা প্রকাশ করছেন।
সচিবালয় নির্দেশমালা ২০১৪-তে বলা হয়েছে, 'সচিবালয়ের প্রতিটি শাখা/দপ্তরের সম্ভাব্য সকল কার্যে পর্যায়ক্রমে তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তির সর্বোচ্চ ব্যবহার নিশ্চিত করতে হবে। ইলেক্ট্রনিক নোটিং, ফাইলিং ও ইলেক্ট্রনিক স্বাক্ষর ব্যবহারের মাধ্যমে সকল অফিসে পর্যায়ক্রমে ইলেক্ট্রনিক অফিস পদ্ধতি চালু করিতে হইবে। ইলেক্ট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা ও সংরক্ষণের ক্ষেত্রে আন্ত্মর্জাতিকভাবে স্বীকৃত মান অনুসরণ করিতে হইবে এবং মেটাডাটা ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করিতে হইবে।'
জনপ্রশাসন মন্ত্রণালয়ের সিনিয়র সিস্টেমস এনালিস্ট মো. মোছলেহ উদ্দিন যায়যায়দিনকে বলেন, মাঠপর্যায়ে ই-ফাইল ব্যবহার আগেই শুরম্ন হয়েছে। গত বছর থেকে মন্ত্রণালয় ও বিভাগগুলোতে ব্যবহার হচ্ছে। প্রথম দিকে অনেকে ই-ফাইল ব্যবহার কম করলেও এখন প্রতিনিয়তই এর ব্যবহার বাড়ছে। তিনি বলেন, প্রতি মাসেই এরর্ যাংকিং নির্ধারণ করা হচ্ছে। এতে সবাই সবার কাজের অগ্রগতি সম্পর্কে জানতে পারছে।
ই-ফাইলিং ব্যবহার না করা সম্পর্কে জানতে চাইলে চাঁদপুর জেলার মতলব উত্তর উপজেলা নির্বাহী অফিসার শারমিন আক্তার যায়যায়দিনকে বলেন, ইন্টারনেট সমস্যার কারণে তারা ই-ফাইল ব্যবহার করতে পারছেন না। এ বিষয়ে ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তাদের বলা হয়েছে। তারা বলেছেন, শিগগির এই সমস্যার সমাধান হবে। তবে ই-ফাইল ব্যবহারে শীর্ষ কর্মকর্তাদের তেমন চাহিদা নেই।
 
এই প্রতিবেদন সম্পর্কে আপনার মতামত দিতে এখানে ক্লিক করুন
প্রথম পাতা -এর আরো সংবাদ
অনলাইন জরিপ
অনলাইন জরিপআজকের প্রশ্নজঙ্গিবাদ নিয়ে মন্ত্রীদের প্রচারে আস্থাহীনতার সৃষ্টি হয়েছে_ বিএনপি নেতা আসাদুজ্জামান রিপনের এই বক্তব্য সমর্থন করেন কি?হ্যাঁনাজরিপের ফলাফল
আজকের ভিউ
পুরোনো সংখ্যা
2015 The Jaijaidin